さて、今日は会議の在り方について。。。
今、マンションの理事会運営をしてますが、
まぁ、この会議が不毛で不毛で…。
4年前に今のマンションに引っ越してきたのですが
実にその理事会に正直びっくりと驚きの連続でした。
というのも、うちのマンションは元々戸数が１２件しかなく、
私が入居した４年前は、高齢化や賃貸で貸し出している戸もあり
マンションの理事運営に関わっている戸数はたったの３件だったんです。
その３件は建設した当初から住んでいらっしゃる古参メンバーの方々。
私が理事会に参加した時には、戸数が少ないが故に、
何事も何度も話し合って全員が納得するまで
議論しつくしてから決定するのがうちのマンションのスタイル。
と説明を受けたんです。
なるほどと。当時は新参者は私１人。
郷に入っては郷に従えですから、その通りの運営に参加させてもらいました。
すると、１か月に１回以上の理事会があり、しかも毎回２～３時間、そして何も決まらない。
この数時間は一体何だったのか？？と疑問ありありでした。
でも他の方々は皆様仕事もしてませんし、専業主婦の方々。
時間もたっぷりあるし、意見交換出来ていいわ～という感じでして
はぁ、と思っていたんです。
そして４年経ち、新たな入居者も増え、古参メンバー3軒、新参者メンバー5軒、
という運営メンバーになりました。
すると、この新参メンバーから、この運営の仕方どうなの？？
という意見が出てきたんです。
で、最近から基本的には、ラインで情報共有したうえで
2～3か月に1回理事会を実施し、議論したうえでＬＩＮＥで投票しましょう、
というスタイルに変更したんですね。
それでも会議自体の時間はかなり掛かっていますが、
かなり理事会運営にかかる負担が軽減され、
色んな事の決定がスピードが上がり、私としては改善できた！
と思っていたんです。
すると先日古参メンバーの方々から異論があり、
投票制度が嫌だ、ＬＩＮＥが嫌だ、と。
もっともっと時間をかけて議論すべき、と。
また、古参メンバーが参加できない日程に会議をすること自体もNGと。
（参加できなかった日に議論したことに対して白紙に戻せという要求がありました。）
というのも色んな決定をする際に、古参VS新参という図式が出来てしまうんです。
例えば、エレベーターの内装について、Aがいいか？Bがいいか？
になったときに、Aは古参、Bが新参、という風に…。
で、多数決投票になると、
当然数の多い新参の意見になってしまうわけなんです。
Aの意見がいいと新参メンバーが納得するまで議論したい、
というのが今回上がってきた古参の方々のご意見なんです。。。
何度も何度も時間をかけて議論したら説得できる、と。
これまでこのマンションでは、私たちが納得するまで議論してきたので
多数決を取る、ということ自体がおかしいと。
（実質的には何度も何度も議論に参加できないメンバーが参加しなくなったんですが…）
はて、これって？
最近つくづく感じることですが、いわゆる常識というものは、かなり違うということ。
また、これは私の偏見があるかもしれませんが、社会に出ていない方は、結構この常識が180度違う。
これって当り前よね？って思っていたことが違ったりするんです。
会議とは、民主的でなければいけません。
誰もが意見を言え、人の意見に傾けることが必要です。
そのために必要なのは、事前情報の共有です。
事前情報があるから、それぞれが考え意見を言えます。
ただ、最終的には期日を持って決定し
なければ、時間の無駄になります。
これまでの情報や各自の意見も
踏まえて、それぞれが判断し決定していく。
というのが会議の進め方です。
私自身有難いことに、こういった不毛な会議にはあまり遭遇したこともなく、
以前の会社でも、みんなとっても忙しいので会議で情報共有したり、ただただ愚痴を言ったりということはなく、
建設的に意見交換した後に、最終決定を何かしらしていました。
内容によっては多数決もありましたし、社長が決定する場合もありましたが
民主的かつ効率的な会議に恵まれていたと思います。
今回のマンション理事会運営を通じて、改めて自社の会議の在り方について考えさせられました。
皆さんも会議の在り方、一度見直してみてくださいね。