今日は準備ってめちゃくちゃ大事だよね、ってお話を…。
このメルマガでは何度か私の住んでいるマンションの
理事会のお話を書いているかと思いますが、
住んでいるマンションは小規模マンションなので12戸しかありません。
しかも住んでいる住民のみになると8戸しかありません。
古くから住んでいる方もいらっしゃるので新参者と古参者の意見の食い違いも大きく、
毎回理事会は…結構難航しているんです。
まず現状の説明から始まり、皆でどうするか？の意見が出て、
その意見も正反対の意見も多く一致に至らず、結局決まらず…
の繰り返しでした。
当然のこと、溜まり溜まった議題は14個。。。
そこで年末から理事メンバーで整理と準備を始めました。
事前情報共有を行い、ある程度意見をもらったうえで、解決策を複数用意し、その見積もりももらっておく。
そしてそれを議題案をいうタイトルですべて見やすいように一覧表などにまとめて。
プラス目的ゴールの明記、様々な意見の要約も書き加えて、事前に皆さんに見てもらいました。
昨日理事会があったのですが、いつもと違って、比較的スムーズに進みました。
（もちろんすべての決議が出たわけではないですが…。）
議事録についても、これまでは配布していなかったんですが
今回からしっかりそこも共有することにしました。
事前準備、大事だ大事だと言われていますが、ほんとに大事ですね(笑)
というのも、これまでの話し合いでの内容を皆理解して覚えているだろうと思っていたんですがそうではないことが結構分かりました。
多分これは当事者意識の問題も大きいのですが
私はやはり主催者（理事会メンバー）なので、ほぼある程度の内容を覚えているんですが
参加している方にとっては、覚えているものもあれば、忘れてしまっているものもある。
興味のあることや関連することは覚えていても
そうではない内容については、人間忘れてしまうものです。
だからこそ、情報の共有、結果の共有などをしっかり行う必要ってすごく大事だな、と改めて痛感しています。
仕事についても同じです。
当然私は経営者ですから、数字はもちろん顧客の名前や進捗なども
ある程度書面がなくても分かっているし意識もそこに向いています。
理想論では、経営者意識を持って、社内外問わず色んなアンテナを張り、
そこへ意識を持って行くことは大切です。
そのためにも、
「今こんなことが進んでいるよ」と共有することってすごく大事なんですよね。
共有が進めば、当然コミュニケーションも進む。
コミュニケーションが進むから、意識もそこへ向いていく。
コミュニケーションや組織風土でお悩みの企業様も多くよくご相談も頂きます。
共有をしっかり行う。ここに尽きると思います。
数字の共有だけではなく、ゴール目的、目標、計画、意思、進捗など
いわゆる数字以外の共有がすごく大事ですね。